Otra muy buena opción a la hora de ahorrar costes y espacio dentro de una organización, es el servicio que denominamos en Buzone´Stars, custodia de archivos y documentos.
Este servicio cuenta con el alojamiento en nuestras zonas físicas destinadas a ello, de toda la documentación que usted necesite liberar de sus instalaciones.
Nosotros, como profesionales expertos en la mejora de la optimización de cualquier proceso de negocio en nuestra empresa de custodia de archivos en Madrid, nos hacemos cargo y le garantizamos al cliente la seguridad, el orden, la accesibilidad y la confidencialidad de todos los documentos que estén bajo nuestra custodia.
Será una manera muy eficiente de tener más espacio en sus instalaciones, y de que se sienta tranquilo porque sus documentos estarán en las mejores manos posibles.
La gestión de documentos es un aspecto fundamental para cualquier empresa. La documentación administrativa, financiera, contable, de recursos humanos, entre otras, debe ser tratada con seriedad y profesionalismo. No sólo se trata de garantizar la accesibilidad y confidencialidad de la información, sino también de optimizar el espacio y los recursos de la empresa.
Una alternativa cada vez más utilizada por empresas de todos los tamaños es externalizar la gestión documental. Por ello, te ofrecemos nuestros servicios como empresa de custodia de archivos en Madrid.
También somos reconocidos como empresa de buzoneo en Madrid.
La custodia documental es el proceso por el cual se organizan, almacenan y custodian los documentos recibidos o generados por una empresa, ya sea en soporte digital o físico. Esto implica también la custodia de datos e información, ya que gran parte de la información que se almacena en una empresa incluye datos personales y confidenciales.
La custodia documental puede ser interna o externalizada. La primera se refiere a la gestión documental realizada por la propia empresa. Mientras que la segunda se refiere a la gestión documental realizada por una empresa especializada en custodia de archivos y documentos.
¿Por qué externalizar el archivo y la custodia documental? Externalizar la gestión documental ofrece múltiples ventajas a las empresas, entre ellas:
Una empresa que externaliza la gestión documental puede liberar espacio en sus instalaciones y utilizarlo para otros fines. Además, al no tener que invertir en infraestructura, software y personal para la gestión documental, se ahorran recursos importantes.
Las empresas especializadas en custodia de archivos y documentos garantizan la seguridad y confidencialidad de la información almacenada.
La externalización de la gestión documental permite a las empresas centrarse en sus actividades principales y optimizar sus procesos. Al dejar en manos de expertos la gestión documental, se asegura una mayor eficiencia y calidad en el servicio.
Las empresas especializadas en custodia de archivos y documentos ofrecen herramientas y tecnologías que permiten el acceso rápido y seguro a la información almacenada. Esto significa que la información está disponible en todo momento y desde cualquier lugar, lo que mejora la eficiencia y productividad de la empresa.
Las empresas especializadas en custodia de archivos y documentos cumplen con la normativa vigente en materia de protección de datos y confidencialidad de la información. Esto significa que las empresas que externalizan la gestión documental se aseguran de cumplir con la normativa y evitan posibles sanciones y multas.
Además, los sistemas de gestión documental informáticos permiten un acceso fácil y eficaz a los documentos. Así como una mayor eficiencia en la gestión de los mismos y una reducción del tiempo y costes asociados a la búsqueda y recuperación de información.
La digitalización de los documentos en Madrid también permite una mayor protección de los mismos y su acceso remoto desde cualquier lugar y dispositivo.
La custodia de archivos y documentos en Madrid es una herramienta imprescindible para cualquier empresa que busque mejorar su gestión de la información. Además, aumenta la eficiencia y productividad de sus procesos. Al externalizar esta función a una empresa especializada, se pueden obtener beneficios en términos de costes, seguridad, accesibilidad y eficiencia en la gestión de los documentos.
Podemos ofrecerte todo lo relacionado con la custodia documental, así como la opción de digitalizar la documentación en papel y/o destruir documentos cumpliendo las obligaciones legales y estándares oficiales.
Al escoger una empresa de custodia documental, es clave tener la certeza de que cumple con las normas correspondientes a la protección de datos. El proveedor externo debe tener reputación probada y ser capaz de ofrecer soluciones adaptadas a los nuevos tiempos. Una de ellas es el almacenamiento de documentos en la nube.
Cuando se hace la custodia documental interna lo ideal es hacer uso de un programa de gestión documental o Document Management System (DMS).
Algunos ejemplos de software de custodia y gestión documental a los que se puede recurrir son:
Ya sea que la custodia documental se haga a nivel externo o dentro de la misma compañía, el sistema debe garantizar la confidencialidad de los datos personales. Es decir, todos aquellos contenidos en la documentación, incluso cuando se proceda a su destrucción.
Esto implica contar con las siguientes medidas de seguridad:
En Buzone´Stars te ofrecemos experiencia y acompañamiento para conservar y mantener segura la información de tu empresa. Contáctanos de inmediato para ser parte de la solución.
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